Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, отчетность, другие документы, связанные с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности, в течении сроков, установленных законодательством Республики Беларусь (сроки хранения документов бухгалтерского учета и отчетности установлены главой 12 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, утвержденный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).
Ответственность за организацию хранения указанных документов несет руководитель организации (ст. 18 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»).
Факт утраты (уничтожения) документов подлежит соответствующей документальной фиксации, например, в случае пожара необходимо обратиться в соответствующее подразделение МЧС в целях получения документа, удостоверяющего факт пожара; в случае хищения документов – в органы внутренних дел с соответствующим заявлением, с последующим получением документа о результатах расследования.
В случае утери:
– товаросопроводительных документов (товарных, товарно-транспортных накладных) актов выполненных работ, оказанных услуг следует обратиться к контрагентам;
– кассовых документов (приходные, расходные кассовые ордера, кассовые книги, книги кассира) следует обратиться в обслуживающий банк, к структурным подразделениям, к лицам, вносивших денежные средства в кассу;
– документов, свидетельствующих о начислении заработной платы работникам, вознаграждений – их можно восстановить на основании электронной базы бухгалтерской программы, расчетных листков, сохранившихся у работников, гражданско-правовых договоров, сведений индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования.
Административная ответственность должностного лица организации за нарушения, связанные с несоблюдением правил хранения бухгалтерских документов и иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, установлена ст. 12.1 КоАП Республики Беларусь.
Сектор информационно-разъяснительной работы инспекции МНС по г. Барановичи по материалам, размещенным на сайте МНС
